Gegevens overtypen: wanneer helpt een koppeling?

Alle artikelen

Een aanvraag komt via je website binnen. Je neemt de naam, het adres en de bestelling over in de administratie. Later voert een collega dezelfde gegevens in de planning in. De klant heeft alles al ingevuld, maar het werk begint voor jullie opnieuw.

Onderzoek één overdracht tegelijk: waar komen de gegevens vandaan, waar moeten ze naartoe en wat moet iemand onderweg controleren?

Maak concreet wat je steeds overneemt

Kies een terugkerende taak. Noteer per gegeven de bron en bestemming. Bijvoorbeeld: het adres uit de aanvraag moet in de planning; het ordernummer uit de webshop moet bij de export blijven. Dat is de basis voor een import of koppeling.

Meet ook de huidige tijd. Twintig aanvragen per werkdag met twee minuten invoer kosten bij vijf werkdagen drie uur en twintig minuten per week. Dit is een rekenvoorbeeld van tijdsbesteding. Hoeveel er kan vervallen, hangt af van de controle die nodig blijft.

Import, bestaande koppeling of maatwerk?

• Af en toe een reeks gegevens overzetten? Een gecontroleerde import kan voldoende zijn.
• Dezelfde overdracht komt dagelijks terug? Kijk of de betrokken programma's al een passende koppeling aanbieden.
• Er gelden eigen klantregels of uitzonderingen? Dan onderzoek ik of een koppeling op maat nodig en technisch mogelijk is.

De namen van twee programma's zijn nog geen specificatie. Ook de beschikbare functies, toegang tot de gegevens en de richting van de overdracht bepalen wat mogelijk is. Een offerte volgt op die controle.

Spreek af wat er bij een fout gebeurt

Leg vóór de bouw vast:

• Hoe je een bestaande klant of order herkent, zodat geen dubbel exemplaar ontstaat.
• Welk programma leidend is als gegevens op twee plekken veranderen.
• Wat er gebeurt als een verplicht veld ontbreekt of een programma niet bereikbaar is.
• Wie de melding krijgt en hoe een mislukte overdracht opnieuw wordt verwerkt.

Ontbreekt informatie al in de aanvraag? Dan ligt de eerste verbetering daar. Voor Haveka Installatie bouwde ik een offertemodule waarin klanten stapsgewijs gegevens en foto's aanleveren. Lees meer over een aanvraag die je kunt gebruiken voor de offerte.

Test ook wat níét volgens plan loopt

Gebruik echte soorten invoer: een bestaand adres, een gewijzigd aantal, ontbrekende gegevens en dezelfde aanvraag twee keer. Vergelijk daarna het aantal handelingen en de tijd voor controle.

Bij werkvoorbereiding moeten ook foto's en afspraken bij de opdracht blijven. Bekijk welke informatie met de klus mee moet naar de monteur. Gaat de vraag vooral over het beheren van je hele spreadsheet? Lees dan wanneer je Excel kunt behouden of vervangen.